Kata “arsip” pastinya tidak asing didengar. Arsip adalah dokumen-dokumen yang disimpan. Dokumen itu bisa berupa tulisan, gambar, suara, dan lain sebagainya. Lantas perkembangan teknologi saat ini membuat penyimpanan dokumen terasa lebih mudah secara digital atau dikenal dengan Electronic Archive (e-Archive).

Penyimpanan e-Archive dilakukan dengan menggunakan teknologi komputer, alat perekam, server, dan lainnya. Digitalisasi arsip sudah mulai banyak digunakan di berbagai instansi pemerintah maupun swasta karena banyak manfaat.

Misalnya saja, sistem absensi di kantor. Anda pastinya sudah pernah melihat pekerja atau bahkan Anda sendiri yang melakukan absen dengan sidik jari, foto atau id card. Itulah salah satu contoh digitalisasi arsip.

Berikut adalah 4 aspek yang wajib diketahui tentang digitalisasi arsip.

Aman dan Terjaga

Soal keamanan, arsip digital lebih unggul dibandingkan sistem manual. Sebab arsip manual tidak dapat dilepaskan dari peluang kasus pencurian, rusak, bahkan hilang. Kertas-kertas berpotensi usang dan rusak termakan waktu sehingga data-data dalam dokumen juga bisa hilang. Berbeda dengan arsip digital yang mampu meminimalisir kejadian buruk itu. Tidak perlu menggunakan kertas, arsip digital lebih aman dari serangan hewan hingga kerusakan akibat cuaca. Namun, bukan berarti penggunaan arsip digital menjamin 100% aman. Apalagi mengingat saat ini banyak ditemukan kejahatan siber atau cyber crime. Oleh sebab itu, dibutuhkan cyber security atau keamanan siber yang mumpuni.

Hemat Biaya Dan Tenaga

Siapa bilang arsip digital menghabiskan banyak biaya? Nyatanya tidak, bahkan dapat dikatakan arsip digital lebih hemat biaya dibandingkan sistem manual. Memang akan menguras biaya di awal pembuatan sistem. Namun, setelah berjalan, digitalisasi arsip lebih hemat biaya karena Anda tidak perlu membeli kertas, mencetak dokumen, dan lain sebagainya seperti halnya dilakukan saat menggunakan sistem manual. Juga dikatakan hemat tenaga saat menggunakan arsip digital. Misalnya saja, Anda tidak perlu mencetak dokumen yang terdiri dari ribuan lembar kertas. Semua data sudah dapat diakses lebih mudah secara digital.

Lebih Efektif, Juga Lebih Efisien

Digitalisasi membuat pekerjaan berjalan lebih efektif dan efisien. Contohnya dari keefektifan digitalisasi ini adalah kemudahan akses dokumen yang dibutuhkan. Pastinya membutuhkan waktu lama bahkan berhari-hari ketika Anda ingin mencari informasi tentang satu orang di antara tumpukan kertas. Namun hal tersebut dapat teratasi jika menggunakan arsip digital. Anda hanya perlu searching di database dan data akan muncul secara cepat. Mudah, bukan? Tidak butuh waktu lama, semua pekerjaan berjalan lebih efektif dan efisien.

Digitalisasi Arsip Itu Eco-Friendly

Bukan rahasia lagi kalau sampah kertas menjadi salah satu permasalahan lingkungan. Tak terkecuali sampah kertas dari dokumen-dokumen kantor yang tak terpakai. Oleh karena itu, melakukan digitalisasi arsip dapat menjadi upaya penyelamatan lingkungan. Ketika menggunakan sistem digital, Anda tidak perlu menggunakan kertas yang dapat menjadi sampah lingkungan.

Meningkatkan Waktu Pelayanan

Tidak hanya hemat tenaga, sistem digitalisasi arsip juga mampu menghemat waktu. Saat data-data tersimpan rapi dalam sistem, Anda tidak perlu lagi membuang-buang waktu mencari dokumen. Jadi Anda dapat lebih cepat memberikan respon maupun pelayanan yang dibutuhkan. Tak heran apabila pelaku bisnis saat ini sudah banyak beralih ke digitalisasi demi memberikan pelayanan yang cepat kepada konsumen.

Siap membawa bisnis Anda ke sistem digital? Yuk percayakan semuanya kepada HARTS. Tim kami ahli dalam sistem digitalisasi sehingga dapat mengembangkan bisnis Anda. Hubungi kami segera!