Arsip berhubungan erat dengan kegiatan Anda sehari-hari. Arsip adalah dokumen-dokumen yang disimpan, bisa berupa gambar, tulisan, suara, video, dan lain sebagainya. Lalu, apa yang dimaksud dengan digitalisasi arsip? Dikenal juga dengan sebutan e-archive, yaitu sistem penyimpanan dokumen secara digital.

Digitalisasi arsip memanfaatkan teknologi seperti komputer, alat perekam, server, dan perangkat lainnya. Contoh digitalisasi arsip yang kalian sering temui adalah sistem absen dengan sidik jari, foto, maupun id card. Kalau sudah sering melakukan absen digital, pastinya kalian bisa merasakan manfaat dari digitalisasi arsip. Berikut adalah alasan penting menggunakan digitalisasi arsip.

1. Menghemat Waktu

Digitalisasi arsip dapat menghemat waktu proses kerja. Sebelumnya Anda harus berlama-lama saat mencari dokumen dalam tumpukan. Belum lagi kalau tata letak dokumen itu tidak beraturan, malah lebih lama lagi. Namun, kini dengan digitalisasi arsip, Anda dapat mencari dokumen yang dibutuhkan dengan cepat. Dengan menggunakan aplikasi, Anda dapat menemukan dokumen dari mana saja dan kapan saja.

2. Peningkatan Keamanan

Akses informasi dan dokumen dapat terjaga aman dan terstruktur. Sebab, Anda memiliki kendali untuk menentukan izin akses ke dokumen dalam sistem. Kasus pencurian, rusak, bahkan hilang dapat terminimalisir. Apalagi kertas-kertas yang digunakan pastinya akan semakin usang. Jadi proses digitalisasi hadir untuk mengatasi kendala arsip manual tersebut.

Baca Juga : Penggunaan Multimedia Tunjang Bisnis Online

3. Mengurangi Biaya

Mungkin terasa besar di awal proses, namun Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya-biaya lain setelah sistem digitalisasi berjalan. Anda hanya perlu melakukan biaya perawatan dan perpanjangan layanan yang digunakan saja. Jadi pengeluaran biaya, seperti kertas dan alat tulis, dapat dikurangi.

4. Mudah Kolaborasi

Digitalisasi dokumen dapat mempermudah kolaborasi dalam tim kerja. Dokumen tidak perlu diberikan manual dari satu orang ke orang lainnya. Dengan sistem, dokumen dapat dikirimkan ke orang yang dituju dengan cepat. Hal ini membuat kolaborasi berjalan lebih mudah.

5. Eco-Friendly

Tak ada lagi tumpukan kertas-kertas yang terlihat di sisi kanan-kiri meja kerja Anda. Lingkungan sekitar jadi terlihat lebih besih. Anda pun dapat bekerja lebih nyaman. Hal ini juga membantu pengurangan sampah di bumi.

6. Lebih Efisien dan Efektif

Ya tak dapat dipungkiri bahwa proses digitalisasi mempermudah pekerjaan kita. Proses berjalan lebih efisien dan efektif. Saat ingin mencari suatu informasi di antara jutaan arsip, yang terbanyak pasti merasa malas dan ribet. Tapi hal itu tidak akan terjadi lagi saat semua data sudah tersimpan rapi dalam sistem digital. Anda hanya perlu searching di database dan data yang dicari dapat muncul dengan cepat. Efisien, bukan?

7. Meningkatkan Keuntungan

Kehadiran digitalisasi dalam dunia bisnis bertujuan mempermudah penyampaian informasi mengenai produk atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan. Juga mampu memberikan respon dari pertanyaan maupun keluhan dari mereka. Jadi pelanggan merasa nyaman dan akhirnya tertarik membeli produk bisnis Anda. Keuntungan pun dapat Anda peroleh dengan mudah dan cepat.

Nah, bagi Anda yang saat ini sedang mengembangkan bisnis, terutama untuk memperluas jangkauan pasar, peran digitalisasi arsip sangat penting. Jadi tunggu apa lagi? Mulai digitalisasi arsip saat ini. Ada HARTS yang siap membantu Anda. Hubungi kami segera!